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金融事务

旅行授权

有效: 05/01/14 批准: 财务事务高级助理副总裁兼首席财务官
修改后: 04/27/23
如需协助请联系: 导演,支付 & 旅游服务

目的/范围

为填写和处理旅行授权提供指导. 本指南适用于为世界杯官方app旅行的员工和学生.

有关差旅费报销的信息，请参阅 旅行补偿 金融方针.

权威

  • bor.20801.ut
  • HOP9.46

大学指南

目录表
  1. 概述
  2. 完成助教
  3. 处理TA
  4. 国际旅行
  5. 华盛顿特区旅游注意事项
  6. 纠正，未经授权的旅行和解除障碍
  7. 前往受限制地区

A. 概述

旅行授权(TA)是用于授权世界杯官方app员工和学生旅行的电子文件.

无论世界杯官方app是否支付任何部分的旅行费用，TA都必须填写并批准旅行授权.

非世界杯官方app员工出差不需要填写TA, 但必须有书面协议(如合同)，表明世界杯官方app将报销或支付非员工的旅行费用.

新员工无论出于何种原因使用世界杯官方app资金旅行，都需要在线使用旅行授权工作流(PS 0307)和费用报告工作流(PS 0308) 培训 旅行前的课程. 这些课程旨在为旅行者提供支持，并帮助确保遵守旅行和报销要求.

B. 完成助教

员工(包括学生员工)在PeopleSoft 旅行 and Expense模块(针对非员工学生)中完成TA, 看到 学生旅行政策). The TA must be final approved before the first day of travel; otherwise, 这次旅行被认为是未经授权的，将被视为需要副总统批准的例外情况. 填写TA需要填写以下信息:

  • 旅客姓名和工号
  • 旅行日期
  • 目的地
  • 前往世界杯官方app的目的和好处
  • 出差时的职责处理
  • 所有估计的旅行费用，不论支付方式. 如果TA上的费用足够的话, 在费用报告过程中需要额外的批准. 以下费用应包括在适用范围内:
    • 登记
    • 机票(如需票价等级升级，请参阅 票价等级限制 部分 旅费 财务准则)
    • 住宿
    • 餐
    • 汽车租赁
    • 杂费——行李费、出租车费等.
  • 收费的速度表(成本中心或项目ID)(有关更多信息，请参阅 会计科目表 财务准则). 当SpeedChart用于差旅费用编码时, 当事务处理时，该值组合将自动填充到PeopleSoft中.
  • 由州或联邦基金资助的旅行, 住宿价格超过总务管理局(GSA)的价格必须注明, 并且必须在旅行开始前得到特别批准. 在TA评论区, 请注意每天的酒店费用超过GSA的费率，以及为什么这是可以接受的.g.(使用会议酒店). 有关州和联邦基金的更多信息，请参阅 会计科目表 金融方针.
  • 由第三方支付的旅费(世界杯官方app不承担任何费用)
    • 旅行许可是必需的
    • 留置权必须为1美元.00

有关详细说明，请在线完成 培训 课程旅行授权流程(ps307).

前

C. 处理TA

TA在PeopleSoft中以电子方式进行以下审批, 每个点都有电子邮件通知:

  • 旅行者的主管
  • 预算批准(成本中心批准人和/或主要研究者)
  • 其他适用的批准(研究财务和研究业务办公室), 经济发展, and Knowledge Enterprise; Real Estate, Construction and Planning; etc.)

请注意国际旅行必须经国际监督委员会批准, 如适用(请参阅 前往受限制地区 部分).

D. 国际旅行

当旅行者通过合同旅行社(Collegiate travel Planners或Anthony travel)购买国内和国际旅行机票时，他们会自动在On Call International上注册.

On Call International是一家全面的、全天候的医疗和安全援助提供商. 服务是免费提供给个人的官方大学业务. 好处包括

  • 出发前准备:进入 规划信息门户 使用组ID 100143CPPD21(策略号G210430). 你可以注册健康和安全电子邮件提醒，并查看特定国家的信息
  • 医疗、旅行和安全援助，包括投保后送服务
  • 国际医疗费用保险
  • 协调某些紧急情况下的旅行安排，例如在国外住院
  • 一个旅行监控应用程序和关键事件智能警报

打印 随叫随到国际身份证 或了解更多信息，请访问 旅行的链接.

E. 华盛顿特区旅游注意事项

世界杯官方app是德克萨斯州的一个政府机构. 如果华盛顿特区旅行包括获得或花费联邦资金或影响联邦政策的活动, 旅客必须通知海关 州-联邦关系办公室 使用 国家机构前往华盛顿特区的报告. 通知必须包括行程时间和目的的信息，并向OSFR提供联系人姓名，以便提供其他所需信息. 将通知书副本寄交助教, 如果TA没有及时处理，也可以转到费用报告.

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F. 纠正，未经授权的旅行和解除障碍

在TA被批准后，TA的创建者不能对TA进行更改. 如因以下原因需要更改或取消已批准的助教，请使用 旅行授权表格(TAF) 并在结算差旅费时附在费用报告上。

  • 在旅行的第一天之前，TA没有在PeopleSoft得到最终批准
    • 不符合规定的旅行由支付和旅行服务(DTS)监测并报告给管理层
  • 更改旅行日期7天或以上
  • 目的地/位置发生重大变化
  • 增加缺失的费用项目或更改金额，以便助教支付费用报告中的预期费用

如果创造者想要解除TA的一部分，由于项目已经通过一张卡支付, “一卡通”非采购订单凭证应注明TA编号. DTS将监控“一张卡”付款中应解除负担的项目，并将包括在TA上显示原始批准费用金额的评论.

G. 前往受限制地区

前往受限制地区名单上地点的所有隶属于南苏丹联盟的国际旅行都需要得到国际监督委员会的审查和批准. 在计划前往潜在高风险地区之前, 员工和学生需要咨询世界杯官方app 全球倡议网站上的国际旅行政策.

前

相关的Forms

  1. 国家机构前往华盛顿特区的报告
  2. 旅行授权表格(TAF)
前

修订历史

日期 描述
04/27/23 增加前往限制地区的国际旅行所需经费(G节). 不断更新部门名称和流程，以提高清晰度(包括删除CLIBA和TAC的参考资料).
11/15/19 Updates to section B; addition of Section G requirement to consult the Policy on 前往受限制地区; updates to 相关的Forms.
03/14/19 增加了在华盛顿特区旅行时附上OSFR通知的要求(E部分)