常见问题

我如何在Rowdy Exchange或PeopleSoft中建立一个新的供应商?
有效的2月. 17, 2021, 部门必须使用新的PaymentWorks平台启动潜在或新供应商的供应商入职注册流程. 

PaymentWorks是什么?
PaymentWorks是一个自动收集收款人银行详细信息的平台, 消除手工, 纸质流程. 该平台允许付款人和收款人在网络环境中交换经过验证的身份元素，消除支付欺诈并确保合规性. 供应商可以方便地注册直接存款，以尽量减少不必要的延误和加快付款. 一旦新的供应商创建并设置了他们的用户帐户, 他们将能够查看过去两个日历年的付款信息.

现有供应商如何更新邮寄地址或付款信息?
现有的供应商可以使用PaymentWorks更新一般信息. 如果供应商在PaymentWorks中没有用户帐户, 可以通过合同部门或付款和旅行服务部提出申请，开始入职登记程序. 一旦供应商创建了一个用户帐户, 供应商可更新PaymentWorks的所有一般公司/个人资料.

什么是非目录供应商?
这是一个没有在Rowdy Exchange主页上列出的供应商. 如果使用非目录供应商, 各部门必须向供应商发送订单的副本，以便处理订单. 为处理付款，所有PO相关发票必须通过电子邮件发送至 付款和旅行服务.

什么是托管目录?
托管目录是在提供产品内容(描述)的主页上列出的供应商, 制造商零件号, 等.)

什么是打卡目录?
出库目录是具有电子工作流的供应商(PO自动路由到供应商，电子发票/凭证自动通过Rowdy Exchange在PeopleSoft中进行支付). PO发出后不能更改或取消. 目前在Rowdy Exchange中有14个打卡目录供应商. 打孔供应商的例子:Burgoon (Grainger), 英联邦(戴尔), 可能的任务(Fisher Scientific), 施(戴尔), Summus(戴尔), Summus (VWR), 今日商业解决方案(Office Depot).

什么是仅限金额(也称为连续)订单?
这是一种PO，用于需要持续发票的订单.g.，适用于服务合约或长期租赁协议). 用户必须选择非目录供应商, 输入数量1, 参考总报价或合同, 接受默认的度量单位，并将行项目设置为仅限金额. Amount Only POs不需要接收.

非目录供应商的订单付款是如何处理的?
我们的办公室处理PO非目录供应商的付款. 供应商和/或部门必须将发票发邮件至 付款和旅行服务 进行处理. 为避免付款延误, 确保供应商发票引用了有效的PO号，并且在Rowdy Exchange中标记了已收到的物品(只有金额的PO除外)。.

什么是商品编码?
商品代码由 联合国标准产品和服务代码 (UNSPSC)，是一种特殊的代码，用于对产品和服务进行分类，使用通用的编码方案，方便买卖双方之间的商业往来. 编码产品的目的是帮助实现全公司范围内的支出分析可见性, 使采购符合成本效益的要求，并充分利用电子商务能力. 商品代码在申请单上是必需的，在目录项目上是默认的.

什么是数量订单?
这是一种PO，包括 数量 和 价格. 目录和非目录供应商可以设置为数量POs. 这些POs通常需要收据(除了少于$4999的目录POs).非国有帐户99元). 为避免付款延迟，请确保您在Rowdy Exchange中收到物品.

什么是电子发票?付款是如何处理的?
由于在Rowdy Exchange中使用了打卡目录供应商，因此生成了电子发票. Rowdy Exchange中的电子发票相当于PeopleSoft中的凭证. Rowdy Exchange凭证(R00xxxxx)是系统生成的凭证，PeopleSoft将其视为基于双向匹配的预先批准付款，无需人工干预. 用现金支付的订单需要输入收据 状态 or 联邦基金或资本及受控制资产， 或者购买金额超过4999美元.99.

什么时候需要接收??
在一般情况下, 接收由州或联邦基金资助的订单是必需的, 采购符合资本和控制资产标准, 和/或购买金额超过4999美元.99.

如何解决常见凭证匹配异常?
匹配异常通常有三种可能的解决方法, as applicable: a) by processing a purchase order correction to correct the original PO; b) by contacting the vendor 和 obtaining a revised invoice to match existing PO; or c) by receiving the goods in Rowdy Exchange due to missing receipts (most common match exception).

什么是与凭证相关的匹配异常，它们如何在PeopleSoft中工作?
PeopleSoft中嵌入了一组匹配规则，用于将凭证与采购订单和接收文档进行匹配. 匹配规则的设置是为了确保用户只为订购和收到的商品和服务付费. 当创建付款时，所有发票项目在技术上应该与PO匹配. 如果在数量和/或金额上有任何差异, 系统将标记具有匹配异常的单个凭证行，从而阻止凭证向前移动到预算检查的下一个工作流程步骤. 有匹配异常的凭证将保持在不可支付状态，直到错误被纠正.

什么是预算错误?如何在凭证上解决预算错误?
预算错误与承诺控制(KK)有关。, 哪些地方有不同的资金来源供部门使用. 取决于凭证上显示的预算错误类型, 用户可以通过使用替代资金来源或通过处理预算转移来向现有成本中心添加更多资金来快速解决预算异常. 其他类型的预算错误可能需要不同的解决方案. 指 预算检查错误的类型.

复印机的订单在21财年将如何处理?
部门可以使用现有的PO号来增加新的财政年度复印机维护的额外资金(只使用成功前滚且没有错误的PO号). 各部门必须通过启动采购订单更正来为新财政年度增加足够的资金. 如果现有PO因错误关闭或前滚, 要求各部门为新的财政年度创建一个新的PO.

什么是《世界杯官方app》?它对卖方付款有何影响?
的 及时支付法 规定货物或服务的付款期限为收到/提供货物或服务之日起30天, 或者收到完整的发票, 以较晚的为准. 如果未在30天内付款， 感兴趣 开始累积，并将在付款时支付.

哪些类型的费用可以在非po凭证上处理?
费用包括:会员费, 订阅, 注册, 出版物, 服务协议, 艺人/艺术家/子合同, 非雇员补偿, 参与者的协议, 团体和团队旅行, 花旗银行支付.

国外卖家是用什么付款方式付款的?
通常, 居住在美国境外的外国或国际供应商, 和/或不在美国银行, 是通过电汇支付吗. 的 电汇表格 必须由各部门填写并电邮至交通部, 连同所需的证明文件(服务费$7).

如何在没有PO或未签署合同的情况下向供应商付款?
如果交货和/或提供的服务没有PO或签署的协议到位, 然后在Rowdy Exchange中完成ATF(事后)PO. 然后，把发票寄到 支付.travel@pakata.net 和参考atf#处理付款.

为什么有些供应商在PeopleSoft中似乎被屏蔽了?
处于封锁状态的供应商或收款人受到国家的金融制裁或供应商持有. 供应商必须首先与州政府澄清并解决付款问题，才能成功处理付款. 请参考以下财务指南:付款保留 (即将到来)和 德克萨斯州及时付款法,部分 供应商持有程序.

什么是BEF?
商务费用表(BEF)是用于证明与业务有关的招待和娱乐支出的必要表格. 费用必须与大学业务有联系，并以明确的商业目的支持机构使命. 有关允许费用和金额阈值的清单，请参阅 与业务有关的招待和娱乐支出.

如何移除或删除不再需要的凭证?
发送电子邮件至 付款和旅行服务 要求删除凭证. 电子邮件上的参考凭证ID和供应商名称.

直接存款或ACH付款到银行账户的周转时间是多久?
从凭证或费用报告在PeopleSoft中被安排和批准付款的那天起，有两个工作日的周转时间.

付款什么时候处理??
直接存款(ACH)付款在周一到周五处理, 交易需要两个工作日才能完成. 检查在星期二和星期五中午进行.

部门应将发票寄往何处付款?
将po相关发票发送至 付款和旅行服务. 在发票上包括一个有效的PO号码，并在Rowdy Exchange接收货物，以尽量减少额外的付款延迟.

提前还款需要事先批准吗?
是的. 预付金额超过10美元,000需要事先得到供应链助理副总裁或DTS总监的批准.

在大学商务旅行之前，我需要准备哪些物品?
出差员工, 无论是国内还是国外, 必须持有旅行许可. 预订机票时，您必须使用指定的旅行社之一(Corporate travel planner或Anthony travel). 一张卡必须用于支付所有主要费用, 包括机票, 酒店, 汽车租赁, 登记及其他杂费. 当你旅行回来的时候, 你必须在30天内通过处理费用报告来结算你的旅行费用. 请务必将旅行授权和现金预支(如果适用)与费用报告联系起来.

如果没有旅行，我如何取消旅行授权?
如果您的旅行被取消，请发送电子邮件至 付款和旅行服务 并要求取消/删除您的旅行授权. 在邮件中注明你的旅行授权号码和姓名.

世界杯官方app是否使用所需的UT系统旅行和汽车租赁机构?
世界杯官方app员工必须使用两家UT系统要求的机构之一预订机票:Corporate 旅行 Planners或Anthony 旅行. 有五个UT系统所需的汽车租赁机构:企业/国家，Avis/预算和赫兹.

我可以用一张卡付餐费吗?
您不能用一张卡支付每顿饭的费用. 员工旅行者可以通过旅行提交现金预支 & 报销模块旅行日期前10个工作日或在旅行返回时使用报销报告申请报销.

我如何支付“一卡通”?
各部门必须使用供应商0000011664创建支付给花旗银行的非po凭证, 定位世界杯官方app4和路线以供批准. 除非另有通知，否则凭证应在本月20日前交给DTS.g.(内部截止日期可能因节假日而有所变动).

旅行的学生可以要求预付现金来支付餐费吗?
学生旅行者可以在旅行日期前10天通过其部门或现金预支责任方申请现金预支，以支付每日餐费. 支票必须到财政服务处领取. 预支现金可以在旅行第一天起四天内发放. 部门必须创建一个单独的工资凭证，并在电子凭证上附上一个完整的旅行预支请求. 使用以下任何一个费用帐户代码:

• 62304 -旅游学生非雇员
• 62305 -旅游留学生
• 62306 -部分旅游学生非雇员
• 62307 -部分旅游学生非雇员外国

我怎样在网上预订机票?
员工旅行者可以通过发送电子邮件到Concur建立世界杯官方app用户帐户 付款和旅行服务 请求一个自注册链接.

我应该联系谁来获得租车预订的合同标识符?
电子邮件 付款和旅行服务 要求提供UT系统合同标识符汽车租赁机构的名单.