项目

通过协作过程, 我们与后台和前台用户合作开发了一个高效的工作流程，减少了交易接触点和完成预算转移的处理时间. 我们采用的设计和实现方法包括与校园用户进行焦点小组讨论, 以及与主题专家和最终审批人进行交流. 世界杯官方app发展和执行小组由下列办事处组成:

特别感谢参加我们焦点小组讨论的各校区代表:, 体育运动, 商务, 发展及校友关系, 以及研究和大学技术解决方案.

每年，我们都会微调和加强我们的预算转移流程和业务规则. 最终的目标是发展一个强大的, 识别效率的自动化流程，同时结合针对业务规则的自动检查. 在2019年秋天, 当它成为世界杯官方app和UT共享信息服务组的官方项目时，我们看到了这个目标的实现. 项目时间表如下:

在努力弥合预算转移处理如何发生在成本中心和项目/拨款之间的差距, 我们付出了巨大的努力，在一个适用于所有情况的流程上进行合作. 尽管业务规则可能因资金来源而异, 工作流功能以一种适应所有融资类型的方式构建.

成本中心(OPE分类帐)

• 部门发起人(一级)准备并提交预算转移
• 学院/副校长财务主管(二级)可以提交，审查和批准预算转移
• 部门批准只需要“从”一方转移
• 取决于转账中的资金, 它可能会转到会计服务或赠款和合同金融服务(GCFS)。
• 预算转帐在预算办公室进行最后审查和过账

项目(GRT_CHILD1分类账)

• 发起人可以是部门用户或邮政奖励管理办公室(OPAA)
• 项目负责人(PI)， OPAA和GCFS批准  
• 预算转移到GCFS进行最终审查和发布

成本中心和项目

• 任何审批人都可以插入其他审批人/审批人
• 自动电子邮件通知时，预算转移张贴
• PeopleSoft中提供了审批链，用于标识待处理转移的状态

新自动化流程中未包含的资金
涉及这些资金的转帐应遵循目前的程序, 在PeopleSoft中创建并保存传输, 向预算办公室发送一封批准的电子邮件

• 资金7 xxx
• 基金9 xxx

这是我们在校园里与合作伙伴合作的结果, 我们确定了以下好处, 这一实现的结果是什么. 在整个设计和实现阶段都要牢记这些关键点.

• 审查/批准过程的自动化工作流程
• 核查资金之间允许的转帐
• 在路由转移之前确认足够的预算
• 更快速、更精简的流程，接触点更少
• 能够通过审批队列跟踪状态
• 自动电子邮件通知

前一个准备过程, routing and approving budget transfers varied between funding types; however, 在所有情况下, 有一个手动部分. 创建和发布转账之间的时间更长，并且没有简单的方法来识别转账的当前状态. 新流程大大自动化了所涉及的许多步骤，并允许系统提供警告和跟踪信息. 下面是之前的流程:

• 成本中心
  • 预算转移由部门输入PeopleSoft(但只保存)
  • 创建了一个Excel电子表格来反映预算转移细节
  • 各部门不得不发送邮件以获得各种批准
• 项目
  • 预算转移请求提交给Post Award审批
  • 请求被路由到GCFS，在PeopleSoft中进行处理
• 成本份额
  • 与新的奖项设置一起，成本分摊表已提交给GCFS
  • GCFS创建了成本分担成本中心，并转入仁科

作为培训阶段的一部分, 开发了一些资源和工具来帮助您顺利过渡到新流程. 这些材料在多个培训课程和虚拟工作组中共享. 会议包括演讲, 讨论业务规则和审查整个流程, 包括一步一步的用户指南, 让你们有时间一起进行实际的预算转移. 下面列出了本课程的材料.

• 预算转移工作流程演示文稿
• 预算转移一步一步的用户指南
• 部门批准人名单
• 预算转移基金规则矩阵