操作程序手册
第十章-研究
上一期出版日期:2005年4月13日
出版日期:2021年2月9日
政策审查日期:2021年2月9日
政策所有者:研究副总裁

10.12赞助项目管理

I. 政策声明

在负责研究的副总统办公室里, 经济发展, 和知识企业(REDKE), 有两个助理副总裁级别的部门提供赞助项目的管理服务. 资助项目管理办公室(OSPA)包括研究服务中心(RSC)和合同和工业协议(CIA)单位. 研究、财务和业务办公室(ORFO)包括拨款和合同金融服务(GCFS)和奖励后管理(PAA)。. 以综合的方式, OSPA和ORFO通过应用专门的法规，为世界杯官方app下载的研究和开发以及其他赞助活动提供支持和保障, 法定, 并及时、专业地掌握组织知识. OSPA和ORFO专注于通过平衡大学的使命来最大化相关的机构关键绩效指标, 赞助商的目标, 以及调查者的智力追求.

II. 基本原理

世界杯官方app致力于从外部来源的资金的道德管理. 通过这种承诺, 世界杯官方app遵循赞助商的要求以及联邦和州的授权，支持资金请求和管理收到的外部资金. 确保满足这些要求的一致性和准确性, 提案提交和奖励管理是由专业人员进行的集中活动，他们对联邦和州机构的法规和记录保留义务有广泛的了解.

3。. 范围

所有世界杯官方app教职员工，学生和附属研究人员.

IV. 本政策的网站地址

http://www.pakata.net/hop/chapter10/10.12.html

V. 相关法规、政策、要求或标准

所有政策, 规则, 规定, 此处引用的标准并入本政策中描述的要求.

世界杯官方app或UT系统策略或校董会规则 & 规定	其他政策 & 标准
2 CFR 200统一管理要求, 成本原则, 以及联邦奖励的审计要求第十章	世界杯官方app财务管理操作指南 OSPA指南和标准操作程序

VI. 联系人

赞助项目管理办公室(OSPA) 210-458-6221
研究、财务和业务办公室(ORFO) 210-458-xxxx[在跳审查后添加. 副总裁职位目前空缺]
访问 http://reSearch.pakata.net/whotocontact 为部门特定的联络点提供奖励前和奖励后的业务服务.

7。. 定义

正式的提案
正式提案包括支持特定工作范围的所有提交内容, 包括拟定合同和合作协议，正式确定世界杯官方app的具体义务或承诺.

允许的成本
合理的费用, 分配给赞助项目, 并在整个机构中得到一致的治疗. 该费用以前不得作为费用分摊承诺给另一个项目或包括在F&一个计算.

授权官员(AO) )
授权官员(AO)是被授权签署证书和保证的行政官员, 并代表学校向外部赞助商提交提案.

设施和行政费用(F&A)
为共同或共同目的而产生的费用，不能与特定的赞助项目或教学活动具体确定. 间接成本包括公用事业、折旧和设备成本. 它们是进行研究的实际成本, 指令, 和培训, 必须由赞助商或世界杯官方app管理部门资助. F&A成本也称为“间接成本”(IDC)。.

首席调查主任(PI)
首席研究员是负责准备工作的主要人员, 行为, 以及研究经费的管理, 合作协议, 培训或公共服务项目, 合同, 或其他符合适用法律法规和管理赞助活动行为的机构政策的赞助项目.

赞助活动
奖励被广泛定义为对特定研究项目的财政支持, 培训计划, 设备采购, 或者由外部赞助商资助的其他类型的项目, 这取决于资金来源，如联邦(编码为基金:5100), 国家(基金:5100), 本地(基金:5300), 私营/工业(基金:400). 若奖项被视为赞助活动(i.e. 赞助计划或赞助项目)，并受本政策的约束, 它应具有以下一个或多个特征:

付款取决于特定有形物品(交付物)的交付。, 比如一份报告, 样品, 数据集, 试验或原型, 或者特定绩效目标的实现.
有一个按活动详细说明或限制费用的分项预算, 函数, or project period or limiting the freedom to transfer funds among expenditure categories; this makes it a “restricted fund”.
详细的财务报告，证明凭证，联邦单一审计或外部审计是必需的.
任何未使用的资金必须在项目期间结束时退还给发起人, 除非是“固定价格”合同.
拟议的协议规定了知识产权的处置(例如.g.(版权、专利或许可).
拟议的活动涉及政府支持的建设, 变更, 翻新或购置设备或设施.
提议的预算包括赞助商支付的间接费用.

统一指引(UG)
统一指南(2 CFR 200)是一套管理研究行政和联邦基金管理的法规, 取代A-110(资助及与高等教育院校签订的协议), A-21(教育机构成本原则), 及A-133(审核规定).

受限制的研究开支
根据德州高等教育协调委员会在《世界杯官方app下载》中对限制性研究的定义，外部资助的项目被认为是限制性研究，当外部实体对资金支出进行了限制，并且资金的使用符合研究和开发的条件. 这些项目在PeopleSoft中设置的函数代码为200.

8。. 责任

首席研究员及项目总监(PI/PD)

准备向外部资助组织提交的提案，并确保其中所包含的信息在他们所知的范围内是准确和正确的
按照赞助机构和世界杯官方app的指导方针和程序，遵循合规要求，管理外部赞助项目的科学方面和可交付成果
监督所有赞助项目的财务费用和交易的适当性, 包括任何次级奖项
准备并及时提交进度报告, 最终技术报告, 或根据项目里程碑要求的项目其他可交付成果
有关获奖前和获奖后的相关事宜，请与研究服务中心联系(http://reSearch.pakata.net/whotocontact)

研究服务中心(RSC)

建议提交
裁决书议付及接受.
确认符合联邦法规, 状态, 赞助商, 以及世界杯官方app申请和奖励的条款和指南.
在提案过程中，通过向世界杯官方app学术和行政部门提供建议，协助管理和维护合规要求.
与rsc的咨询团队合作.

学院/部门

协助PI/PD管理他们的项目，对赞助项目账户进行适当的收费
确保单位内收费做法的一致性
与PI/PD合作, 审查和维护财务记录，以确保费用的适当性(定期财务对账)，并供内部或外部审计员审查
批准成本分摊成本中心的预算转移

金融服务(GCFS)

在PeopleSoft中为授予和合同授予设置新的项目id
处理PeopleSoft中授予和合同授予的授予修改
创建并发布内部裁决通知
准备并提交所需的财务报告
准备并提交发票给赞助商
创建成本共享成本中心
启动成本分摊表中各单位的成本分摊转移
处理，审核，批准成本转移请求
创建并发布内部裁决通知
道路计费, 赠款和合同应收款项的收款和对账(不是支出对账)
确认国家直通资金
在整个奖励期间与rsc奖励后一起解决财务问题.
准备信用证(LOC)提款
准备联邦现金申请
准备各州缩减开支
流程无成本扩展
对账和管理应收账款(资金5100 - 5400)
记录ACH存款
将剩余资金用于固定价格奖励
确保所有赞助收入收到并正确记录
完成项目收尾工作

获奖后的行政管理

根据统一指导或保荐人的要求审核和批准支出
处理重新预算和成本转移请求
就所有获资助的拨款/合约，担任与资助人及获授权官员(AO)的主要联络人.
监督和跟踪成本分担承诺
方便工资确认报告
审查并提交事先批准申请给赞助商
准备，审查，谈判和执行分包协议
审核和批准由赞助补助金/合同资助的服务/参与者/演讲者协议.
协助监控子收件人
处理分包发票的付款
审核和批准非竞争性延续申请和进度报告
参与奖项的谈判、设立和结清
确认符合联邦法规, 状态, 赞助商, 以及世界杯官方app赞助奖项的条款和指导方针.
通过向世界杯官方app学术和行政部门提供建议，担任管理和维护合规要求的首席协调员.

合同和工业协议(CIA)

草案, 审查, 谈判, 并执行赞助商项目协议和合同(财务和非财务)，以确保遵守适用的法律法规, 以及世界杯官方app的政策和程序.
与rsc和GCFS密切合作，建立涉及资助的研究协议.g. 赞助研究协议(sra)、合同、分包协议等.
直接与教职员工合作，建立与研究无关的非金融协议.g. 保密协议, 材料转让协议, 合作研发协议, 合作协议, 数据使用协议.
与世界杯官方app内的相关单位协调以确保合同遵守.g. 出口管制机构审查委员会(IRB).
就合同相关事宜，作为担保人和其他外部方的主要联系人.
提供合同流程方面的技术援助和培训, 合同条款和条件.
将完全执行的协议分发给RSC, 教师, 和/或员工完成行政程序并开始项目活动.

预算办公室

处理用于固定价格奖励的剩余资金的预算转移
处理成本分摊成本中心的预算转移

会计室

根据GCFS准备的信用证或SF-270处理联邦奖励的提款.
处理项目和成本中心之间的成本转移请求

IX. 程序

A. 建议准备
任何要求外部资助机构提供项目支持的正式提案必须在提交给资助机构之前获得批准. 正式提案包括支持特定工作范围的所有提交, 包括拟定合同和合作协议，正式确定世界杯官方app的具体义务或承诺. 就本政策而言, 提案还包括续约申请, 延续和提案修订.

提案必须由PI/PD准备，并由相应的系主任批准, 迪安, 研究服务中心主任. RSC董事是代表学校签署提案的授权官员(AO). 在某些情况下, 合约及工业协议署署长根据机构签署的权力，审批合约及合作协议.

只有在RSC主任授权的情况下，才允许对已获得最终批准的提案进行修改. 如果提交给资助组织的提案在获得批准后进行了修改，世界杯官方app可以撤回提案. 未经全面批准的提案不得提交给资助机构.

B. 处理外部资金
对外部资金的适当处理对大学来说极为重要. 处理外部资金的一些一般规则是:

1. 赠款、合同和合作协议. 当收到支持赞助活动的资金时, 应该有一个已经通过RSC处理的提案, 资助, 经OSPA审核批准的合同或合作协议, 或与接收OSPA同意的项目资金有关的一些安排.

2. 礼物. 指定为捐赠给大学的资金，而不是定义为项目赠款/合同或研究安排，须遵守由发展和校友关系副校长办公室制定的捐赠申请批准程序。. OSPA和OVPDAR将相应地协调管理外部资金.

3. 其他. 偶尔, 各部门将获得不是合同结果的资金, 奖助金, 合作协议或赠与. 在将外部资金分类为赠款方面有什么问题, 合同, 或礼物, OSPA和ovppar将确定资金的适当分类和可接受的用途. 后, 适当的副总裁单位将确保资金被放置在适当的部门账户. 为设施和行政费用提供或缺乏资金的情况(F&A)与将外部资金分类为赠款、合同或赠与无关.

4. 赞助项目分类.RSCD和奖前工作人员将合作确定并记录资助项目的适当分类. 根据若干指标和文件材料(i.e. 获奖通知、CFDA项目资助概述、赞助项目协议等.)将项目分类为 研究、教学、公共服务、混合用途、其他用途及服务.

C. 谈判和特殊要求
所有的拨款和合同授予都是由OSPA谈判的. 所有不同于与资金申请一起提交的原始预算的谈判预算必须由RSCD与PI/PD一起批准.

具有特殊程序的授予或合同提议, 报告, 或超出世界杯官方app政策或实践的计费要求不应被接受或推荐批准，直到OSPA获得适当的大学官员(例如.g.(GCFS主任).

D. 预算类别和分类
所有补助金和合同提案预算应符合预期资助组织的适用规定以及大学的财政和人事政策.

所有提案预算项目必须满足三个基本测试:允许, 统一指引2 CFR 200 (UG)所界定的合理及必要. 如果费用在适用的法规范围内或得到资助机构的批准，则费用是允许的. 如果所获得的货物或服务的性质和所涉及的金额反映了一个谨慎的人在作出承担该费用的决定时的普遍情况下会采取的行动，则该费用是合理的. 如果需要成功和令人满意地完成项目，则认为成本是必要的.

拟议的预算必须基于对预期费用的“真诚估计”. 成本估算必须有合理的依据.

提案预算中列出的任何人员都必须使用既定的大学职称, 工资等级和相关的员工福利.

i. 工资. UG要求教师在赞助协议下完成的工作的费用必须基于个别教师的正常薪酬，这构成了他或她的工资的基础, i.e.，即该教员的预算学习率. 在任何情况下，赞助协议的费用不得超过所涉期间基本工资的比例份额. 参见跳 10.06、单位基本工资.

非教职员工的预算薪金和工资必须符合世界杯官方app目前的薪酬计划. 获得补助金和合同的雇员被认为是国家雇员，有权获得国家规定的加薪.

ii. 行政津贴. 根据通用会计准则，不允许发放导致基薪增加的补充行政津贴.

E. 设施和行政费用(F&A)

世界杯官方app严格要求允许的设施和行政(F)&A)费用按适当的比率包含在提交给潜在赞助商的所有提案中. F&费率只能在下列情况下调整:

1. 的补助计划禁止或限制F&A .书面的;

2. 的赞助商有书面政策管理F&A recovery, a copy of which should accompany the proposal; or

3. REDKE决定减少或放弃F&如果符合学校的最大利益的话.

F&赞助项目的收入是根据学术事务副校长签署的谅解备忘录(MOU)进行分配的。, 商业事务(VPBA), 和研究, 经济发展与知识企业(VPREDKE).

XI. 表单和工具/在线流程

没有一个.

十二世. 附录

没有一个

十三世. 批准/日期修改

2005年4月13日:原名9.32
02-09-2021